O Que E Arquivo XML NFe

O que é arquivo XML da NFe e para que serve?

Já faz mais de uma década que as notas fiscais eletrônicas se tornaram uma realidade junto ao mercado brasileiro. Graças a elas, o processo de emissão de notas fiscais se tornou mais rápido e menos burocrático. Porém, no que diz respeito à parte técnica, muitas pessoas ainda lidam com algumas dúvidas. Uma delas, por exemplo, é sobre o que é o arquivo XML da nota fiscal eletrônica.

Para que possamos entender a importância dos arquivos XML, é preciso conhecer um pouco mais sobre a ideia por trás do funcionamento das NFe. Vamos conhecer um pouco mais sobre esse assunto?

Nota Fiscal Eletrônica: uma revolução

A ideia das notas fiscais eletrônicas é documentar, de forma mais ágil e automatizada, as transações comerciais entre Pessoas Jurídicas. A proposta é que todos os dados sejam disponibilizados online, tanto para consulta por parte do empresário quanto pela Receita Federal. Essa medida garante mais segurança para ambas as partes e facilita a fiscalização do órgão governamental.

Para que tudo funcione a contento e não haja nenhum risco de fraude, entra em cena a certificação digital. Ela é a responsável por autenticar o diálogo entre o software instalado nas máquinas da sua empresa e os servidores da Receita Federal. Uma boa notícia é que a partir deste ano a Secretaria da Fazenda deixou de fornecer emissores de nota fiscal gratuitos. Essa missão passará ao SEBRAE, visando incentivar a adoção dessa tecnologia por pequenos e médios empresários.

Mas afinal, para que serve o arquivo XML?

Pense da seguinte forma: independentemente do software utilizado, a emissão de uma nota fiscal eletrônica segue um padrão nacional de escrituração fiscal. Nesse padrão, está previsto que após a emissão da NFe, o emissor envia para o comprador uma cópia da nota fiscal nos formatos PDF ou XML. Note-se que apenas o arquivo XML é obrigatório, sendo o arquivo em PDF um opcional.

Isso acontece porque o arquivo XML precisa ser armazenado tanto pelo fornecedor quanto pelo comprador. Esse documento deve ficar guardado por um prazo mínimo de 5 anos. Se por um acaso você perder esse arquivo, a Receita Federal pode aplicar multas sobre essa ocorrência, caso seja necessário, por exemplo, trocar o produto por outro.

A visualização dos arquivos XML pode ser feita mediante o download de programas fornecidos gratuitamente pela própria Receita Federal. Se preferir, porém, você pode recorrer a uma série de softwares do gênero disponíveis no mercado.

O que consta em um arquivo XML?

Além da sua obrigatoriedade, o que por si só já comprova a sua importância, os arquivos XML armazenam uma série de dados. Saiba quais são eles:

  • Dados da NFe (número, modelo e série da nota fiscal, data de emissão, data de entrada/saída e valor)
  • Dados do emitente e do destinatário (razões sociais, endereços, CNPJs e inscrições estaduais – se houver)
  • Dados dos produtos e serviços ou descrição dos itens
  • Dados do ICMS (base de cálculo e valores de fretes, seguros e impostos)
  • Dados do transporte
  • Informações adicionais

Em resumo: os arquivos XML são fundamentais

Em outras palavras, podemos dizer que os arquivos XML são a parte mais importante das notas fiscais. Seu armazenamento é obrigatório pelo período mínimo estipulado e o não cumprimento dessa norma pode acarretar em multas para as empresas. Ele funciona, assim, como um comprovante das transações aos olhos do Governo Federal.

Por outro lado, essa característica serve de alerta para os profissionais de contabilidade. É muito comum encontrarmos empresas que não respeitam essa norma, ou seja, que não armazenam os arquivos XML pelo prazo mínimo, justamente por não entender a importância deles. As multas por não armazenamento de um arquivo XML podem chegar a até R$ 1 mil por documento perdido – portanto não convém correr esse risco, não é mesmo?

 

 

Fonte: Blog Sagestart

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