Todo mês você trabalha duro, vende, presta serviço, entrega o produto e no final ainda sente que o imposto engole uma fatia grande demais do que você ganhou. Aí vem aquela pergunta incômoda: “Será que eu estou pagando o que deveria, ou estou pagando mais do que preciso?”
A verdade é que a maioria dos pequenos empresários paga imposto a mais sem perceber. Não por má fé, mas por falta de orientação, pelo costume de tocar o negócio no improviso, ou por confiar em uma estrutura fiscal que nunca foi revisada desde que a empresa abriu.
Neste artigo vamos mostrar os erros mais comuns que fazem isso acontecer e, mais importante, o que você pode fazer pra corrigir cada um deles. Tudo de forma legal, sem nenhum esquema.
Erro nº 1: Estar no regime tributário errado
Esse é, de longe, o erro mais caro. E também o mais fácil de passar despercebido.
O regime tributário define como os impostos da sua empresa são calculados. No Brasil, as opções para pequenas empresas são Simples Nacional, Lucro Presumido e Lucro Real, e a diferença de custo entre elas pode ser enorme.
O Simples Nacional é, para a maioria dos pequenos negócios, o mais vantajoso. Mas nem todo mundo que deveria estar no Simples está lá. E nem todo mundo que está no Simples está no anexo certo dentro do regime.
Exemplo prático: uma consultora de marketing abriu sua ME e foi enquadrada no Simples Nacional. Mas por um erro no cadastro, ela está pagando imposto pelo Anexo V (alíquota inicial de 15,5%) quando deveria estar no Anexo III (alíquota inicial de 6%). A diferença é de quase 10 pontos percentuais sobre o faturamento, todo mês. Num faturamento de R$ 10.000, ela paga R$ 1.550 quando deveria pagar R$ 600.
O que fazer: revisar com um contador em qual anexo do Simples Nacional sua empresa está enquadrada e se esse é realmente o mais adequado para o seu perfil de negócio e faturamento. Segundo especialistas, cerca de 50% das empresas que trocam de contabilidade chegam com algum tipo de pendência ou enquadramento incorreto.
Erro nº 2: Ignorar o Fator R (e pagar quase o dobro de imposto)
Esse é um erro específico de quem presta serviços, mas vale muito a pena entender.
O Fator R é um cálculo que pode fazer uma empresa do Simples Nacional pagar imposto pelo Anexo III (mais barato, a partir de 6%) em vez do Anexo V (mais caro, a partir de 15,5%). A fórmula é simples:
Fator R = total pago em salários + pró-labore / faturamento dos últimos 12 meses
Se o resultado for igual ou maior que 28%, a empresa tem direito de ser tributada pelo Anexo III. Se ficar abaixo dos 28%, fica no Anexo V.
O detalhe é que esse cálculo precisa ser feito todo mês, porque os valores de faturamento e folha mudam. E quem não faz esse acompanhamento acaba pagando mais do que precisa mês após mês, sem nem saber que existe uma forma legal de pagar menos.
Exemplo prático: um engenheiro que tem sua própria empresa e paga pró-labore de R$ 3.000/mês com faturamento mensal de R$ 10.000 tem um Fator R de 30%, o que o coloca no Anexo III com alíquota de 6%, e não no Anexo V com 15,5%. Sem esse acompanhamento, ele pode estar pagando R$ 950 a mais de imposto por mês.
O que fazer: verificar com seu contador se sua atividade está sujeita ao Fator R e se o cálculo está sendo feito mensalmente. Profissionais de áreas como arquitetura, engenharia, medicina, odontologia, psicologia, TI, consultoria, fisioterapia e muitos outros podem se beneficiar desse cálculo.
Erro nº 3: Usar o CNAE errado
O CNAE (Classificação Nacional de Atividades Econômicas) é o código que define em qual categoria tributária sua empresa se enquadra. Ele influencia diretamente em qual anexo do Simples você vai pagar imposto e qual alíquota será aplicada.
Muita gente abre a empresa com um CNAE genérico só pra agilizar, ou usa um código que não corresponde exatamente ao que o negócio faz. O resultado pode ser você pagar imposto em um anexo mais caro do que o necessário, ou até ter problemas com a Receita Federal por incompatibilidade entre atividade declarada e atividade exercida.
Exemplo prático: um fotógrafo que presta serviços para eventos corporativos pode, dependendo do CNAE registrado, estar em anexos completamente diferentes do Simples Nacional, com alíquotas que variam bastante. O CNAE correto pode representar uma economia significativa no longo prazo.
O que fazer: pedir ao seu contador uma revisão dos CNAEs da empresa e confirmar se estão alinhados com o que você de fato faz e com o enquadramento tributário mais vantajoso disponível.
Erro nº 4: Misturar contas pessoais com as da empresa
Esse erro é tão comum que parece rotina, mas prejudica o negócio de formas que vão muito além do imposto.
Quando você usa o cartão da empresa para pagar uma conta pessoal, ou recebe pagamento de clientes na sua conta física, a contabilidade fica distorcida. Receitas aparecem infladas, despesas ficam misturadas, e o contador não consegue fazer uma apuração limpa do que realmente é resultado da empresa.
Na prática, isso pode fazer você pagar imposto sobre valores que não são receita da empresa, ou ter uma visão completamente errada do lucro real do negócio.
Exemplo prático: a Dona Fernanda tem uma loja de roupas como ME e costuma misturar as vendas da loja com entradas pessoais na mesma conta. Quando o contador vai apurar os impostos, o faturamento declarado inclui valores que não são da operação. Resultado: impostos calculados sobre uma base maior do que o real.
O que fazer: ter uma conta bancária exclusiva para o CNPJ, separada da conta pessoal. Toda entrada e saída do negócio deve passar por essa conta. Isso é básico, mas muda tudo.
Erro nº 5: Atrasar o pagamento dos impostos e acumular multas
Pagar o DAS em atraso parece um problema pequeno no dia a dia, mas os juros e multas transformam esse atraso em um custo real e recorrente.
No caso do MEI, o atraso no pagamento do DAS gera:
- Multa de 0,33% ao dia, limitada a 20% do valor da guia
- Juros pela taxa Selic
- Risco de perder benefícios previdenciários como auxílio-doença e salário-maternidade
Para empresas no Simples Nacional em geral, os efeitos são semelhantes. E quem acumula débitos por muitos meses pode até ser excluído do Simples Nacional, o que obriga a empresa a pagar impostos por regimes muito mais caros, retroativamente.
Exemplo prático: um MEI que atrasa o DAS de R$ 86,05 por 3 meses paga uma multa de até 20% (R$ 17,21) mais juros. Parece pouco, mas quem faz isso todos os meses durante um ano paga um custo extra relevante. E ainda corre o risco de receber o Termo de Exclusão do Simples.
O que fazer: configurar débito automático para o pagamento do DAS ou criar um lembrete no calendário para o dia 20 de cada mês (data de vencimento). Se houver dívidas acumuladas, verificar a possibilidade de parcelamento no Portal do Simples Nacional.
Erro nº 6: Não entregar as declarações obrigatórias no prazo
Além de pagar os impostos, sua empresa tem obrigações de declaração junto à Receita Federal, e deixar de entregá-las gera multas automáticas, independentemente de você dever ou não algum valor.
As principais declarações para pequenas empresas são:
- Para MEIs: a DASN-SIMEI (Declaração Anual do Simples Nacional) deve ser entregue todo ano até 31 de maio. Mesmo que o MEI não tenha faturado nada, a declaração é obrigatória. O atraso gera multa a partir de R$ 50,00.
- Para MEs e EPPs no Simples Nacional: a empresa precisa entregar mensalmente o PGDAS-D (apuração dos impostos) e anualmente a DEFIS (Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais). Há ainda obrigações relacionadas ao eSocial quando há funcionários.
Exemplo prático: um prestador de serviços que não entregou o PGDAS-D por três meses seguidos acumulou três multas de R$ 50,00 cada, totalizando R$ 150,00 que saíram do bolso sem nenhum benefício, só por esquecimento.
O que fazer: ter um contador responsável pelas obrigações acessórias da empresa. Toda declaração que deveria ser entregue, mas não foi, é dinheiro perdido em multa.
Erro nº 7: Não fazer nenhum planejamento tributário
Esse talvez seja o erro mais invisível de todos. Não é um erro que aparece imediatamente, mas ao longo do tempo representa muito dinheiro deixado na mesa.
O planejamento tributário preventivo é simplesmente a prática de analisar a situação fiscal da empresa com antecedência e tomar decisões com base nisso. Qual regime vale mais para o próximo ano? O Fator R está sendo calculado corretamente? O CNAE está correto? O pró-labore está estruturado da forma mais vantajosa?
Empresas que fazem esse exercício pelo menos uma vez por ano, idealmente antes de janeiro quando a escolha do regime tributário é feita, economizam consistentemente.
Exemplo prático: o Rafael tem uma empresa de TI há quatro anos e nunca revisou o regime tributário. Quando procurou uma contabilidade para fazer essa análise, descobriu que poderia economizar R$ 400,00 por mês simplesmente ajustando o pró-labore para ativar o Fator R. Em um ano, seriam R$ 4.800,00 a mais no bolso.
O que fazer: pedir ao seu contador uma revisão tributária completa pelo menos uma vez por ano. O ideal é fazer isso no segundo semestre, para que qualquer ajuste de regime entre em vigor em janeiro do ano seguinte.
Erro nº 8: Não declarar o Imposto de Renda Pessoa Física sendo MEI
Muita gente que é MEI acha que a DASN-SIMEI substitui o Imposto de Renda. Não substitui.
Se você, como MEI, se enquadrar nas condições de obrigatoriedade do IRPF (em 2026, rendimentos tributáveis acima de R$ 35.584,00 em 2025), precisa declarar o Imposto de Renda Pessoa Física também, além da DASN-SIMEI.
Não fazer essa declaração pode resultar em multa por atraso, além de deixar a situação fiscal da pessoa física irregular com a Receita Federal.
Exemplo prático: o Lucas é MEI e faturou R$ 78.000,00 em 2025. Além disso, tem uma renda de aluguel de R$ 800,00/mês de um imóvel. Somando tudo, seus rendimentos ultrapassam o limite de obrigatoriedade do IRPF e ele precisa declarar. Por não saber disso, acabou não entregando a declaração e levou uma multa por atraso.
O que fazer: verificar com um contador se você está obrigado a declarar o IRPF como pessoa física, independentemente de ser MEI, empresário ou assalariado.
Erro nº 9: Confiar numa contabilidade que não revisa nada
Por fim, um dos maiores erros é ter uma contabilidade que apenas gera as guias todos os meses sem nunca fazer uma revisão da situação da empresa.
Contabilidade de qualidade não é só apurar imposto. É orientar o empresário sobre o melhor regime, revisar o enquadramento, acompanhar mudanças na legislação e alertar sobre riscos antes que eles virem problema.
Segundo pesquisa interna do setor, cerca de metade das empresas que trocaram de contador apresentavam algum tipo de pendência fiscal que o profissional anterior não havia identificado ou resolvido. Muitas dessas pendências resultaram em multas e custos de regularização elevados.
O que fazer: exigir do seu contador transparência e proatividade. Peça comprovantes das declarações entregues, questione se sua empresa está no regime mais vantajoso, e revise a situação fiscal pelo menos uma vez por ano. Se a contabilidade só manda o boleto todo mês e some, talvez seja hora de reavaliar.
Você está pagando mais do que deveria?
Se algum dos erros acima soou familiar, existe uma boa chance de que você esteja deixando dinheiro na mesa todo mês. O bom é que boa parte desses problemas tem solução, e às vezes é mais simples do que parece.
A Oliveira Castro Contabilidade está aqui pra isso
Na Oliveira Castro Contabilidade, fazemos exatamente o que uma boa contabilidade deve fazer: analisar a situação fiscal da sua empresa, identificar onde você pode economizar, manter todas as obrigações em dia e te orientar para tomar as melhores decisões, tudo dentro da lei.
Porque pagar o imposto certo, nem um centavo a mais, é direito de todo empresário.